Laatst gewijzigd: juli 2026

Swing 9000 hecht veel belang aan de bescherming van je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle lessen, lessenreeksen, workshops, sociale dansavonden, evenementen en andere activiteiten georganiseerd onder de naam Swing 9000.

Swing 9000 is geen afzonderlijke rechtspersoon, maar een samenwerking tussen zelfstandige lesgevers die onder de naam Swing 9000 swingdanslessen, workshops, sociale dansavonden en andere dansactiviteiten organiseren.

Voor de organisatie van de activiteiten van Swing 9000 worden persoonsgegevens verwerkt door:

Elke Van Marck
Ondernemingsnummer: 0815.579.166
Tel.: +32 486 06 77 47

Tomas De Gendt
Ondernemingsnummer: 0822.008.187
Tel.: +32 498 26 46 82

Contact: info@swing9000.be
Website: www.swing9000.be

In deze privacyverklaring worden zij gezamenlijk aangeduid als “Swing 9000”.

Swing 9000 kan de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam en voornaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• inschrijvingsgegevens;
• gekozen lessenreeks, workshop of activiteit;
• eventuele voorkeur voor dansrol, bijvoorbeeld leiden of volgen;
• eventuele informatie over je danspartner, indien je samen inschrijft;
• betalingsgegevens, zoals betaalstatus en betaalreferentie;
• communicatie die je ons bezorgt via e-mail, formulieren of berichten;
• foto’s en video’s die tijdens activiteiten worden gemaakt;
• eventueel beperkte medische informatie, bijvoorbeeld wanneer je zelf een medisch attest bezorgt in het kader van een annulering wegens ziekte of blessure.

Wij vragen niet meer gegevens dan nodig is voor de organisatie van onze activiteiten.

Wij verwerken je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

We gebruiken je gegevens om je inschrijving te verwerken, groepen samen te stellen, deelnemers te contacteren en de praktische organisatie van lessen, workshops en evenementen mogelijk te maken.

We verwerken gegevens om betalingen op te volgen, facturen of betalingsbewijzen op te maken indien nodig, en onze boekhouding correct te voeren.

We gebruiken je contactgegevens om je informatie te bezorgen over de activiteit waarvoor je bent ingeschreven, zoals praktische afspraken, wijzigingen, recapfilmpjes, annuleringen of andere belangrijke mededelingen.

Bij koppeldansen kunnen we je gegevens gebruiken om deelnemers zonder partner te matchen of om een evenwichtige groep samen te stellen.

Wanneer dat nodig is, kunnen we gegevens verwerken in het kader van veiligheid, incidenten, verzekeringsaangiftes of opvolging van ongevallen.

Tijdens lessen, workshops, sociale dansavonden en evenementen kunnen foto’s en video’s worden gemaakt. Deze kunnen worden gebruikt voor sfeerbeelden, onze website, sociale media, nieuwsbrieven of andere communicatie van Swing 9000.

Wie niet herkenbaar in beeld wil komen, kan dit vooraf of tijdens de activiteit melden aan een lesgever of organisator. We houden daar zoveel mogelijk rekening mee.

Voor gerichte beelden waarop iemand duidelijk herkenbaar en centraal in beeld komt, gaan we zorgvuldig om met het gebruik daarvan en vragen we waar nodig toestemming.

Wanneer je daarvoor toestemming geeft of wanneer je al deelnemer bent en het gaat om gelijkaardige activiteiten, kunnen we je informeren over nieuwe lessenreeksen, workshops of activiteiten van Swing 9000. Je kan je hier steeds tegen verzetten.

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daar een geldige reden voor is.

Afhankelijk van de situatie verwerken wij je gegevens op basis van:

• de uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld wanneer je je inschrijft voor een lessenreeks of workshop;
• een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor boekhouding of fiscale administratie;
• ons gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor praktische organisatie, deelnemersbeheer, veiligheid, wachtlijsten en communicatie over gelijkaardige activiteiten;
• jouw toestemming, bijvoorbeeld voor bepaalde vormen van promotioneel beeldmateriaal of specifieke communicatie waarvoor toestemming vereist is;
• jouw uitdrukkelijke toestemming of eigen initiatief, bijvoorbeeld wanneer je zelf medische informatie of een medisch attest bezorgt in het kader van een annulering of terugbetalingsvraag.
• 
  

Swing 9000 vraagt niet systematisch naar medische gegevens.

Alleen wanneer je zelf een medisch attest of medische informatie bezorgt, bijvoorbeeld bij langdurige ziekte of blessure, kunnen wij deze informatie verwerken om je vraag tot terugbetaling, tegoed of aanpassing te beoordelen.

We beperken deze verwerking tot wat strikt noodzakelijk is en bewaren deze gegevens niet langer dan nodig.

Tijdens activiteiten kunnen foto’s en video’s worden gemaakt.

We maken daarbij een onderscheid tussen:

• algemene sfeerbeelden waarop deelnemers niet centraal of niet duidelijk individueel herkenbaar in beeld komen;
• gerichte beelden waarop één of meerdere personen duidelijk herkenbaar en centraal in beeld komen.

Algemene sfeerbeelden kunnen worden gebruikt voor communicatie en promotie van Swing 9000.

Voor gerichte herkenbare beelden gaan we zorgvuldig te werk en vragen we waar nodig toestemming.

Wil je liever niet herkenbaar in beeld komen? Meld dit dan vooraf of tijdens de activiteit aan een lesgever of organisator. Heb je achteraf bezwaar tegen een bepaalde foto of video waarop je herkenbaar voorkomt, dan kan je ons contacteren via info@swing9000.be. We bekijken je vraag en verwijderen of passen het beeld aan waar dat redelijk en mogelijk is.

Van bijna elke les kan een kort recapfilmpje worden opgenomen voor deelnemers die dat wensen. Deze filmpjes zijn bedoeld om thuis op eigen tempo te kunnen herhalen wat in de les aan bod kwam.

De recapfilmpjes zijn uitsluitend bedoeld voor de deelnemers van de betrokken lessenreeks en mogen niet zonder toestemming van Swing 9000 worden gedeeld, gepubliceerd of verspreid.

Wie liever niet herkenbaar in een recapfilmpje voorkomt, kan dit vooraf melden aan de lesgever.

Swing 9000 verkoopt je persoonsgegevens nooit aan derden.

Wij delen je gegevens alleen wanneer dat nodig is voor de organisatie van onze activiteiten of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Je gegevens kunnen, indien nodig, worden gedeeld met:

• lesgevers of organisatoren van Swing 9000;
• administratieve of boekhoudkundige dienstverleners;
• verzekeraars, bijvoorbeeld bij een ongeval of schadegeval;
• IT-, website-, formulier-, e-mail- of cloudproviders die ons helpen bij de organisatie en communicatie;
• betalings- of boekhoudsystemen, indien van toepassing;
• overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met dienstverleners die persoonsgegevens verwerken in onze opdracht maken wij waar nodig afspraken over vertrouwelijkheid en gegevensbescherming.

Wij proberen zoveel mogelijk te werken met diensten die gegevens binnen de Europese Economische Ruimte verwerken.

Wanneer bepaalde IT-, cloud-, e-mail- of websiteproviders gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, gebeurt dit alleen wanneer daarvoor passende waarborgen bestaan volgens de geldende privacywetgeving.

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze verzamelen.

In de praktijk hanteren we onder meer de volgende bewaartermijnen:

• inschrijvings- en deelnemersgegevens: zolang nodig voor de organisatie en opvolging van de activiteit;
• administratieve en boekhoudkundige gegevens: zolang als wettelijk vereist;
• communicatie via e-mail: zolang nodig voor opvolging van je vraag of deelname;
• gegevens voor wachtlijsten: tot de betrokken lessenreeks of activiteit is afgelopen, tenzij je toestemming geeft om je langer te contacteren;
• medische attesten of medische informatie: niet langer dan nodig om je vraag te beoordelen en administratief af te handelen;
• foto’s en video’s: zolang ze relevant zijn voor de communicatie of promotie van Swing 9000, tenzij je bezwaar maakt en verwijdering redelijk en mogelijk is.
• 
  

Swing 9000 neemt redelijke technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of ongewenste openbaarmaking.

Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot de personen die deze gegevens nodig hebben voor de organisatie van de activiteiten.

Je hebt, binnen de grenzen van de privacywetgeving, het recht om:

• te weten welke persoonsgegevens wij over jou verwerken;
• inzage te vragen in je gegevens;
• foutieve gegevens te laten verbeteren;
• je gegevens te laten verwijderen wanneer daar geen geldige reden meer voor is;
• de verwerking van je gegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• je toestemming in te trekken, wanneer de verwerking op toestemming gebaseerd is;
• een kopie van je gegevens te vragen in een gestructureerd formaat, wanneer dit wettelijk van toepassing is.

Wil je een van deze rechten uitoefenen? Contacteer ons via info@swing9000.be.

Om misbruik te voorkomen, kunnen wij vragen om je identiteit te bevestigen.

Wanneer je je inschrijft voor onze nieuwsbrief of toestemming geeft om updates te ontvangen, gebruiken we je e-mailadres om je te informeren over lessen, workshops, sociale dansavonden en andere activiteiten van Swing 9000.

Je kan je op elk moment uitschrijven of ons vragen je niet langer dergelijke communicatie te sturen.

Praktische communicatie over een activiteit waarvoor je bent ingeschreven, zoals wijzigingen, lesinformatie of recapfilmpjes, kan je wel nog ontvangen zolang dit nodig is voor de goede organisatie van die activiteit.

Heb je vragen of opmerkingen over de manier waarop Swing 9000 met je persoonsgegevens omgaat? Contacteer ons dan eerst via info@swing9000.be. We proberen je vraag zo snel en correct mogelijk te beantwoorden.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Swing 9000 kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werking, activiteiten of wettelijke verplichtingen wijzigen.

De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website.